売上管理表
月別・担当者別の売上
対象月の開始日と翌月の開始日を条件にし、担当者ごとの金額を合算します。月をまたぐ日付の集計にも使えます。
=SUMIFS(売上[金額],売上[担当者],A2,売上[日付],">="&B1,売上[日付],"<"&C1)
Ｂ１：対象月の初日、Ｃ１：翌月の初日
部門の数字を、同じ手順で整える
定番の管理業務を、Excelで安定運用する
報告資料の数字が合わず、締め日前に原票をたどり直す。その手戻りを減らすために、売上・在庫・勤怠・予算・生産・配送の表構成と集計方法をまとめました。
入力から月次報告まで、担当者が替わっても追える形に。
原票、集計表、報告資料。数字のつながりを見える形にします。
管理したい業務を選ぶ
売上管理表を、集計しやすい形に
日付・担当者・取引先・商品・金額を1行ずつ記録。月別や担当者別の集計へそのままつなげます。
毎月の締めを、順番に整える
締め処理の流れを分解する
日次で記録し、週次で抜けを見つけ、月次で確定する。確認するタイミングを分けると、締め日に集中していた修正を前倒しできます。
日次入力で確認すること
必須項目の未入力をその日のうちに確認します。入力行数と原票の件数を比べ、差があれば該当日へ戻って修正します。
実務に合わせて式を選ぶ
領域別の主要数式
数式は、列の役割と集計条件が決まると読みやすくなります。例では列を固定せず、テーブルの見出し名で示しています。
在庫管理表
適正在庫を下回った品目
現在庫が発注点以下になった行を表示します。条件付き書式で行全体に色を付けると、確認対象がすぐ分かります。
=IF([@現在庫]<=[@発注点],"補充確認","適正")
在庫数と発注点は同じ単位で管理
勤怠集計
休憩を除いた労働時間
退勤時刻から出勤時刻と休憩時間を差し引きます。日をまたぐ勤務がある場合は、時刻の記録方法を先に統一します。
=MOD([@退勤]-[@出勤],1)*24-[@休憩時間]
時間の単位を「時間」にそろえる例
予算管理
予算差額と達成率
実績から予算を引いて差額を出し、実績を予算で割って達成率を表示します。予算がゼロの行は別途確認します。
差額：=[@実績]-[@予算] 達成率：=IFERROR([@実績]/[@予算],0)
差額のプラス・マイナスの意味を表で明記
計画と実績を同じ単位で見る
生産計画と配送実績の管理
日付、拠点、品目、便などの集計軸を先に決めます。工程の負荷と配送の遅れを、あとから追える記録にします。
-
計画を登録
日付、品目、予定数量、工程を1行単位で記録します。
-
能力と負荷を照合
設備や担当工程ごとに予定時間を集計し、対応可能な時間と比べます。
-
実績と理由を記録
配送日、拠点、便、到着状況、遅延理由を選択式で残します。
-
差を次の計画へ反映
予定と実績を同じ期間・拠点単位で集計し、対応が必要な箇所を確かめます。
配送実績を便別に集計
遅延件数を日付と拠点で絞り、便ごとの差を確認します。遅延理由は選択肢をマスタ化すると、集計時の表記ゆれを抑えられます。
=COUNTIFS(配送[日付],A2,配送[拠点],B2,配送[状況],"遅延")
日付・拠点・状況の条件で件数を集計
入力時に見つける仕組み
入力ミスを減らす仕組み
担当者の注意だけに頼らず、入力規則・参照マスタ・数式チェックを役割ごとに使います。まずは手戻りの多い項目から整えます。
選択肢を固定する
部門名、商品分類、遅延理由などは入力規則のリストから選ぶ形にします。表記ゆれが減り、後の集計条件も安定します。
未入力を見つける式
=IF([@部門]="","要入力","")
必須項目を検査する
日付や金額などの必須列を決め、空欄がある行を目立たせます。締め前にまとめて探す手間を減らせます。
入力値の範囲を確かめる式
=IF(OR([@金額]="",[@金額]<0),"要確認","")
合計の差を検出する
原票の合計と集計表の合計を別々に出し、差額がゼロかを確認します。差が出た場合は対象期間を絞って調べます。
合計差を表示する式
=集計表の合計-原票の合計
名称をマスタと照合する
取引先名や品目名はマスタを参照します。直接入力を減らし、名称変更時も管理元を一か所に保ちます。
マスタにない名称を確認
=IF(COUNTIF(品目マスタ[品目],[@品目])=0,"未登録","")
重複を見つける
伝票番号など一意になる項目を決め、同じ番号の二重入力を検出します。重複の判定基準は運用前にそろえます。
重複番号を確認する式
=IF(COUNTIF(売上[伝票番号],[@伝票番号])>1,"重複","")
確認履歴を残す
確認日、確認者、修正内容を記録します。週次チェックの担当と締め時の承認者を決め、手順書に残します。
運用時に決めておく項目
確認対象・担当者・期限・修正履歴
数式は列名や記録単位に合わせて調整してください。給与・労働時間の集計は、社内規程や適用ルールと照合して運用します。
現行の表から改善点を整理
現在の管理表を拝見して改善点をご提案します
ご相談時は、管理している業務、月ごとの締め日、現在の表で困っている箇所をお知らせください。個人情報や機密情報は伏せた状態で構いません。