営業
売上管理・顧客リスト・案件進捗を、担当者や月、商材ごとに確認。
関数：SUMIFS、COUNTIFS、XLOOKUP
01 / 部門別の活用マトリクス
表の目的から、列を決める。
部門名を選ぶと、よく使う管理表と集計の視点が見つかります。まずは今の帳票に必要な項目だけを並べてください。
| 部門 | 表の例 | 主な集計軸 | 関数の例 |
|---|---|---|---|
| 営業 | 売上管理、顧客リスト、案件進捗 | 担当者・月・商材・案件段階 | SUMIFS、COUNTIFS、XLOOKUP |
| 経理 | 予算実績、経費明細、入金予定 | 勘定科目・部門・計上月 | SUMIFS、IF、EOMONTH |
| 人事 | 勤怠管理、休暇残数、評価記録 | 社員・所属・勤務日・評価期間 | COUNTIFS、IF、XLOOKUP |
| 総務 | 備品台帳、契約期限、問い合わせ記録 | 管理番号・担当・期限・状態 | IF、COUNTIFS、TODAY |
| 小売 | 在庫管理、売上日報、売れ筋分析 | 商品・店舗・日付・カテゴリ | SUMIFS、COUNTIFS、FILTER |
| 製造・物流 | 生産計画、作業実績、配送記録 | 品目・工程・便・納期 | SUMIFS、IF、XLOOKUP |
経理
予算実績や経費明細を、勘定科目・部門・計上月で整理。
関数：SUMIFS、IF、EOMONTH
人事
勤怠管理、休暇残数、評価記録を社員・所属・期間ごとに確認。
関数：COUNTIFS、IF、XLOOKUP
総務
備品台帳や契約期限を、管理番号・担当・期限・状態で追跡。
関数：IF、COUNTIFS、TODAY
小売
在庫管理と売上日報を商品・店舗・日付別にまとめ、売れ筋を確認。
関数：SUMIFS、COUNTIFS、FILTER
製造・物流
生産計画や配送実績を、品目・工程・便・納期で見える形に。
関数：SUMIFS、IF、XLOOKUP
関数名はMicrosoft Excelの関数表記です。利用できる関数は、お使いのExcelのバージョンによって異なります。
02 / 公共・対人サービスの業務別Excel
記録を整え、扱い方を守る。
集計のしやすさと情報管理は、表を作る段階で一緒に考えます。入力する人と閲覧する人を先に決めてください。
個人情報の取り扱いに注意。患者・利用者・児童・住民の情報は、必要な項目だけを記録し、アクセス権限や保管場所を組織の規程に沿って管理してください。
医療・介護
記録内容そのものを広げず、集計用の項目を分けて設計。日付、部署、記録区分など、報告に必要な単位から件数をまとめます。
教育
成績や出欠は、対象期間と評価区分を列で固定。入力ルールをそろえると、学級別・月別の集計を保ちやすくなります。
自治体
窓口対応件数は、受付日・窓口・用件区分を軸に集計。自由記述を集計列に混ぜず、分類項目を先に定義します。
非営利団体
会員管理と寄付記録は台帳を分け、会員番号などの識別キーで照合。閲覧範囲を限定し、必要な集計だけを共有します。
03 / 用途別の数式コレクション
数式は、集計の目的から選ぶ。
表の列名や条件範囲を業務に合わせて置き換えて使います。式の形を先に決めると、見直しも進めやすくなります。
条件付き集計
条件に合う売上を合計
担当者と対象月を指定して、売上金額を合算する形です。
=SUMIFS(金額範囲,担当範囲,担当者,日付範囲,対象月)
件数の確認
複数条件で件数を数える
担当者やステータスを条件に、未処理案件などの件数を数えます。
=COUNTIFS(担当範囲,担当者,状態範囲,"未処理")
判定と分岐
区分を条件で分ける
条件が増える場合はIFS、値ごとの分岐にはSWITCHも検討します。
=IF(達成率>=目標,"達成","確認")
検索と抽出
台帳から情報を探す
キーを使った照合にはXLOOKUP、条件に合う行の一覧にはFILTERを使います。
=XLOOKUP(管理番号,番号範囲,商品名範囲,"該当なし")
重複確認や突合では、照合キーの重複・空欄も合わせて点検します。FILTERやXLOOKUPが使えない環境では、利用中のバージョンに合わせた方法を選んでください。
04 / Excelテンプレートの入力設計
崩れにくい表は、入力前に決まる。
集計や並べ替えを続ける表には、記録の形をそろえるルールが欠かせません。
1行に1件を記録
日付や担当者を見出しにせず、各レコードの列として持たせます。
入力規則で表記を統一
部署名や状態はプルダウンから選ぶ形にし、表記ゆれを防ぎます。
空白行と結合セルを避ける
途中の空白や結合セルは、並べ替えや範囲指定の誤りにつながります。
配布時は保護範囲を決める
入力欄と数式欄を分け、誤編集を防ぐシート保護を設定します。
表の設計例
売上記録を1件ずつ並べる
日付
担当者
商品
金額
4/01
佐藤
商品A
12,000
4/02
田中
商品B
8,500
1行1レコードなら、月や担当者を条件にした集計範囲を保ちやすくなります。見出しは1行にまとめ、データの途中に空行を挟まない設計が基本です。
05 / 業種別の導入イメージ
現場の記録を、日々の判断につなげる。
帳票の用途を絞り、入力項目を使う人と揃えるところから始めます。
案件と工程の見通し
案件番号を軸に、担当・工程・予定日・進捗を並べます。工程表は更新日と担当を残し、変更履歴を追える運用に。
日報と原価の確認
店舗・日付・商品別に売上を記録し、仕入れ情報と分けて管理。締め後の修正ルールも決めておきます。
案件台帳と請求状況
案件番号、担当、期限、請求日を一覧化。顧客情報の閲覧範囲を組織内で定め、台帳の共有先を管理します。
在庫と実績の見える化
品目コードを共通キーにし、入出庫や生産実績を記録。在庫数の基準時点を決めると、担当者間の数値差を確かめやすくなります。
業務別Excelの相談
自社運用に合わせたテンプレート調整も承ります。
対象の業務、現在の表で困っている点、使っているExcelの環境をお知らせください。必要な列や集計条件を整理し、相談内容に合わせて確認します。
相談時は、表の目的、入力担当者、集計したい単位、利用中のExcelのバージョンをご用意ください。個人情報や機密情報は送らず、項目名などを伏せてご説明ください。